Biết cách sắp xếp tủ hồ sơ hợp lý sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm tài liệu, nâng cao hiệu suất trong công việc. Bỏ túi ngay những bí kíp đơn giản sau đây để văn phòng luôn gọn gàng, ấn tượng nhé!
Mỗi loại hồ sơ trong văn phòng sẽ được sử dụng cho mỗi công việc khác nhau. Vì thế, bạn nên ghi chú tiêu đề cũng như mục đích sử dụng dán lên tủ Hòa Phát văn phòng để phân loại tài liệu dễ dàng
Với những văn phòng có nhu cầu lưu trữ cơ bản, các mẫu tủ hồ sơ văn phòng, tủ sắt Hòa Phát có kích thước nhỏ gọn sẽ giúp bạn tối ưu diện tích mà vẫn đảm bảo đủ không gian cất giữ giấy tờ. Tuy nhiên, với những công ty có số lượng lớn hồ sơ, giấy tờ cần sắp xếp thì việc chọn tủ có kích thước và thiết kế phù hợp là vô cùng quan trọng. Bạn nên chọn tủ có nhiều ngăn để dễ dàng phân chia khu vực cất giữ các loại hồ sơ khác nhau. Bên ngoài tủ dán thêm giấy ghi chú để thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm.
Ngoài ra, tủ hồ sơ treo tường cũng là một lựa chọn thông minh dành cho các văn phòng có diện tích hạn chế. Mẫu tủ này giúp tiết kiệm được không gian mà vẫn giải quyết được vấn về cất giữ một lượng lớn hồ sơ.
1. Phân loại hồ sơ khi sắp xếp tủ
Bên cạnh việc bố trí bàn ghế Hòa Phát cho không gian thoáng rộng, tăng hiệu quả công việc thì phân loại hồ sơ cũng giữ một vai trò rất quan trọng. Thay vì phải tốn nhiều thời gian và công sức để tìm kiếm tài liệu cần thiết trong một tủ hồ sơ lộn xộn, bạn chỉ cần đến đúng ngăn tủ chứa giấy tờ đã được phân loại và lấy chúng ra sử dụng.Mỗi loại hồ sơ trong văn phòng sẽ được sử dụng cho mỗi công việc khác nhau. Vì thế, bạn nên ghi chú tiêu đề cũng như mục đích sử dụng dán lên tủ Hòa Phát văn phòng để phân loại tài liệu dễ dàng
2. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu theo từng mục
Sau khi phân loại hồ sơ trong nội thất văn phòng, chúng ta cần sắp xếp tài liệu một cách khoa học. Dưới đây là một số gợi ý sắp xếp tủ tài liệu Hòa Phát chuyên nghiệp, khoa học bạn nên biết:- Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của hồ sơ để sắp xếp thứ tự trước sau. Đồng thời, chia nhỏ thành tháng, quý, năm… để dễ dàng theo dõi.
- Sắp xếp theo loại: Một số loại hồ sơ như báo cáo, thống kê… bạn có thể bố trí ở một ngăn riêng để phân biệt rõ với những tài liệu khác.
- Sắp xếp theo mẫu tự (A, B, C…): Ví dụ với mẫu tự T, chúng ta sẽ xếp theo thứ tự gồm thiệp mời, thống kê, thư từ, tiếp thị… Với cách làm này, bạn chỉ cần học thuộc bảng mẫu tự để biết vị trí các hồ sơ.
- Sắp xếp theo tính chất: Dựa theo tính chất của hồ sơ để lưu trữ. Ví dụ như hồ sơ bình thường, hồ sơ mật, hồ sơ tối mật… hay hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ đang giải quyết, hồ sơ đã giải quyết.
3. Lập danh mục hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ
Danh mục hồ sơ là bản danh sách liệt kê các tài liệu, hồ sơ một cách hệ thống. Việc lập danh mục hồ sơ cho tủ văn phòng Hòa Phát rất quan trọng vì sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian hơn khi quản lý và tra cứu hồ sơ. Bên cạnh đó, việc cập nhật danh sách thường xuyên giúp bạn có thể loại bỏ hồ sơ quá hạn khi không còn dùng đến.4. Chọn tủ hồ sơ, tài liệu phù hợp
Trước khi chọn cách sắp xếp tủ hồ sơ, bạn cần lưu ý đến việc chọn mua tủ văn phòng hợp lý. Theo đó, bạn nên cân nhắc đến số lượng, kích cỡ và nhu cầu phân loại hồ sơ.Với những văn phòng có nhu cầu lưu trữ cơ bản, các mẫu tủ hồ sơ văn phòng, tủ sắt Hòa Phát có kích thước nhỏ gọn sẽ giúp bạn tối ưu diện tích mà vẫn đảm bảo đủ không gian cất giữ giấy tờ. Tuy nhiên, với những công ty có số lượng lớn hồ sơ, giấy tờ cần sắp xếp thì việc chọn tủ có kích thước và thiết kế phù hợp là vô cùng quan trọng. Bạn nên chọn tủ có nhiều ngăn để dễ dàng phân chia khu vực cất giữ các loại hồ sơ khác nhau. Bên ngoài tủ dán thêm giấy ghi chú để thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm.
Ngoài ra, tủ hồ sơ treo tường cũng là một lựa chọn thông minh dành cho các văn phòng có diện tích hạn chế. Mẫu tủ này giúp tiết kiệm được không gian mà vẫn giải quyết được vấn về cất giữ một lượng lớn hồ sơ.